パルスアイの調査結果を各部署のマネージャーにも見てもらいたいけれど、閲覧できる範囲を所管部署に限定したいということはありませんか？
パルスアイでは、ユーザー情報を設定することで、ユーザーごとに権限や閲覧範囲の設定をすることができます。今回は、そのユーザー追加と権限設定の仕方についてご説明します。
ユーザーの権限種別について
ユーザーには、「管理者」「登録者」「全部閲覧者」「一部閲覧者」の４つの権限種別があります。種別ごとの権限の内容は下記の通りです。
- 管理者：部署・従業員・ユーザー情報の設定変更が可能＋全部書の閲覧が可能
- 登録者：部署・従業員の設定変更が可能＋全部署の閲覧が可能
- 全部閲覧者：全部署の閲覧が可能
- 一部閲覧者：特定部署の閲覧が可能（職位別比較の閲覧可否の設定が可能）
オーナー（アカウント開設者）は全ての権限を保有しますが、ユーザーは所定の限定された権限を持ちます。
特定の部署のみ閲覧させたい場合は、「一部閲覧者」の権限を付与してください。
ユーザーの追加方法
管理者側の設定作業
まずは管理者（オーナー）側で実施する必要のあるユーザー登録の仕方を説明します。
まず、ヘッダー右上のアカウント名をクリックして、メニューバーの「ユーザー情報」をクリックしてください。
「ユーザー情報」ページにて、「ユーザーを追加する」をクリックします。
追加したいユーザーのメールアドレス、ユーザー名（氏名）を入力し、ユーザーに与える権限を選択します。担当部署、更新通知の選択は任意です。（❓マークにマウスを当てると、説明が表示されます）
権限種別「一部閲覧者」を選択すると、閲覧可能とする部署の候補が表示されます。閲覧対象としたい部署にチェックを入れてください。
閲覧可能とする機能は、初期表示は全てにチェックが付いています。閲覧できなくしたい機能があれば、チェックを外してください。
設定が終われば、「追加する」ボタンのクリックで、ユーザー追加は完了です。
なお、一部閲覧者に関して、閲覧対象部署として第１階層の部署を指定した場合、その子に当たる第２階層の部署も自動的に閲覧可能となります。
ユーザー側の設定作業
次に、ユーザー側で必要なメールアドレスとパスワードの認証作業です。
追加されたユーザーのメールアドレスに、「【PULSE AI】仮登録完了のお知らせ」というタイトルのメールが届きますので、リンクをクリックします。
ブラウザでページが開きますので、パスワードを設定します。
以上で、ユーザー側の登録作業は終了です。ログインページから、パルスアイのマイページにログインしてください。
ユーザーがパスワード設定に失敗した場合
なお、「【PULSE AI】仮登録完了のお知らせ」というメールが見つからない、もしくは、URLの有効期限が切れてしまって、パスワードの設定ができなかった場合は、パスワード再設定ページで、登録済みのメールアドレスを入力し、パスワードの設定を行なってください。
「【PULSE AI】パスワード再設定のご案内」というタイトルのメールが届きますので、リンクをクリックします。
ブラウザでページが開きますので、パスワードを設定します。
これでパスワードの設定が完了となりますので、ログインページから、パルスアイのマイページにログインしてください。
ユーザーの権限変更の方法
管理職の所管部署が変更となった場合や、退職した場合など、ユーザーの権限を変更したい場合の方法についてご説明します。
登録ユーザーの権限変更
ユーザー情報ページにて、権限変更したいユーザーの「変更アイコン」(✏️マーク)をクリックします。
「ユーザー情報の変更」を行うモーダルウィンドウが開きますので、ユーザー名、ユーザーに与える権限、担当部署、更新通知を変更してください。一部閲覧者の場合は、閲覧可能とする部署、閲覧可能とする機能を変更してください。
※登録済みのユーザーのメールアドレスは変更できません。メールアドレスが変更となった場合は、該当ユーザーを一旦削除して、新しいメールアドレスで再登録してください。
登録ユーザーの削除
登録ユーザーを削除したい場合は、「削除アイコン」（🗑マーク）をクリックします。
ユーザー情報の削除モーダル（確認画面）が出てきます。
「本当に削除する」をクリックすると、ユーザー情報の削除がされます。
特殊な設定方法
部署データは全て見れるが、個人データは特定の従業員のみ見れるようにする
部署データは全て見れるが、個人データは全て見れると良くない（特定の部署に所属する従業員のデータのみ見れるようにしたい）という場合は、ユーザー情報ページにて、権限変更したいユーザーの「変更アイコン」(✏️マーク)をクリックし、ユーザー情報の変更モーダルを開きます。
ユーザーに与える権限＝全部閲覧者 とし、個人コンディションの閲覧範囲設定＝「する」を選んでください。部署一覧表が表示されるので、閲覧できなくしたい部署のチェックを外してください。これにより、個人コンディションページで表示されるのは、チェックが付いた部署に所属する従業員データのみとなります。
担当している部署に所属していない従業員データを見れるようにする
担当している部署に所属していない従業員データを見れるようにしたい場合や、部署を兼務している社員がおり、その特定の社員の個人データだけ見れるようにしたい場合は、ユーザー情報ページにて、権限変更したいユーザーの「変更アイコン」(✏️マーク)をクリックし、ユーザー情報の変更モーダルを開きます。
ユーザーに与える権限＝一部閲覧者 とし、「特定の従業員データを閲覧できるようにする」にチェックを入れてください。閲覧可能とする従業員の一覧表が表示されるので、閲覧対象とする従業員にチェックを入れてください。
これにより、閲覧可能とする部署に所属する従業員の個人データと、チェックをつけた特定の従業員の個人データを閲覧できるようになります。
ジュニアなマネージャー向けに閲覧範囲の制限をする
マネージャーの中でも、発展途上の（ジュニアな）マネジャーについて、閲覧できる範囲を制限したい場合は、ユーザー情報ページにて、権限変更したいユーザーの「変更アイコン」(✏️マーク)をクリックし、ユーザー情報の変更モーダルを開きます。（※ユーザーの追加時でも設定可能です）
ユーザーに与える権限＝一部閲覧者 とし、閲覧可能とする機能の中で、見られなくしたい機能のチェックを外します。例えば、「今月の一言」では、稀に部下から辛辣な意見が書かれることがあります。上司側がショックを受けないように、そうした厳しい意見は見られない方が良いという場合には、「今月の一言」のチェックを外します。こうすることで、ダッシュボードや個人コンディションページなど、マイページ全体で「今月の一言」は非表示となります。
ユーザー（マネージャー）の自身の個人コンディションを非表示にする
マイページにて、ユーザー（マネージャー）自身の個人データが見れる場合、1on1支援ページで、ユーザーの上司が追加した面談記録も閲覧できてしまうため、都合が良くないというケースがあります。こうした場合、パルスアイのユーザー（マネージャー）でもあり、従業員（アンケートの回答者）でもある社員について、ユーザー自身の個人データをマイページ上、非表示にすることができます。
ユーザー情報ページにて、権限変更したいユーザーの「変更アイコン」(✏️マーク)をクリックし、ユーザー情報の変更モーダルを開きます。（※ユーザーの追加時でも設定可能です）
ユーザーに与える権限＝一部閲覧者 とし、閲覧可能とする機能の中で、「個人コンディション（ユーザー自身の結果）」のチェックを外します。こうすることで、ユーザーとしてマイページを閲覧している時に、個人コンディションページ、及び、1on1支援ページにて、自分の個人データ（自分がアンケートの回答者となっているデータ）が表示されなくなります。※前提として、ユーザーとして登録されているメールアドレスと、従業員として登録されているメールアドレスが同じであることが必要です。
パルスアイにおけるユーザー(マネージャー)の追加・変更の仕方の説明は以上となります。
パルスアイの結果は、経営陣だけでなく、各部署のマネージャー（所属長）にも開示し、部署のマネジメントのPDCAに活用していくことが重要です。