今回は、パルスアイの1on1支援録機能の使い方をご紹介します。
1on1支援機能では、定期的な部下との1on1ミーティングやコンディションに改善余地のある部下とのフォロー面談の記録を残すことができます。直属の上司による面談記録だけでなく、人事担当者や経営陣による面談記録も残すことができるので、過去のやりとりを踏まえた上で、社員(従業員)へのフォローを組織的、かつ、効果的に行うことができます。
社員(従業員)との個人面談（1on1ミーティング）を行なった場合は、積極的にフォロー記録を残すようにしましょう。
設定
1on1支援機能を使う上で、まず設定を行います。サイドメニュー「1on1支援」をクリックし、「設定」タブページを開きます。
面談種類の設定
面談種類をリスト登録することで、面談記録一覧ページで、面談種類別の絞り込み表示が可能になります。「利用する」にチェックを入れ、「変更する」ボタンから、面談種類を登録し「保存する」クリックで、面談種類区分の登録を行えます。（面談種類区分は最大10個作成できます）
面談記録の追加・編集時に、「面談種類」を登録できるようになります。検索ボックスに、「面談種類」を入力することで、特定の面談種類のみを表示できます。
面談記録の従業員への共有
登録する面談記録を社員（従業員）に共有したい場合は、「利用する」にチェックを入れます。
面談記録の追加・編集モーダルに、「面談対象者に共有する」チェックボックスが表示されます。チェックを入れると、該当の面談内容or今後の方針に記載された内容が、対象の従業員マイページに表示されます。
業務報告の利用
業務報告を「利用する」にチェックを入れると、上司⇄部下の間で業務報告機能を利用できるようになります。従業員は、自身の従業員向けマイページで業務報告を作成できるようになり、上司はその内容を確認・フィードバックできます。業務報告内の項目名（見出し）は変更することができます。
面談記録の作成・管理
面談記録の作成
サイドメニュー「1on1支援」をクリックすると、面談記録一覧ページに遷移します。ここでは、既に登録済みの面談記録を一覧として確認することができます。
「面談記録を追加する」をクリックすると、入力用のモーダルウィンドウが開きます。
まず、面談年月日、面談者（※ログイン中のユーザー名が自動表示されます）を入力します。面談者が、表示されている人と異なる場合は、修正してください。
※設定ページで、面談種類を「利用する」設定にしている場合は、面談種類を選択できます
次に、面談対象者の部署→面談対象者の順に、プルダウンメニューで選択します。そして、面談対象者との面談内容、今後の方針を記入します。
「面談内容」欄では、実施した面談を振り返り、本人（面談対象者）が語った内容（自身の状況・意見・要望・悩みなど）、面談者が伝えたメッセージ、本人と合意した内容を記録します。
「今後の方針」欄では、面談内容を踏まえ、問題の所在（解決すべき問題は何か）、本人（面談対象者）のコンディション改善に向けての今後の方針、実施すべきアクションについて記入します。
※設定ページで、「面談記録を従業員に共有する」を「利用する」設定にしている場合は、「面談対象者に共有する」チェックボックスが表示されます。
「備考（申し送り事項）」欄は、用途によって自由にお使いいただけるエリアですが、他マネージャーへの連絡事項や、人事部への申し送り事項などがある場合に使っていただくと良いかと思います。「登録する」ボタンクリックで、記入内容の登録は完了します。
1on1支援ページで、対象の従業員を選択した後に、「面談記録を追加する」ボタンをクリックすると、同様の入力画面が表示されます。
忘れないためにも、面談実施後、当日中に面談内容を記録するのが良いでしょう。
面談記録の変更
面談記録一覧ページ、編集ボタン（✏️）をクリックすると、面談記録の変更モーダルが開きます。
面談記録の変更モーダルにて、登録済みの内容の編集を行うことができます。
面談記録の確認
面談記録一覧表では、登録済みの面談記録の内容を確認することができます。
面談対象者（従業員）から、リアクションやコメントがある場合は、リアクション列のアイコンに表示されます。
「年月日切替」のスイッチをONにすると、面談記録一覧を「面談日順」から「作成日順」に面談記録の表示順を変更することができます。
1on1支援機能の活用の仕方
1on1支援機能の使い方を、ステップごとに説明します。
会社としてフォローすべき従業員を特定
退職リスクページでは、退職リスクのある従業員の一覧を把握することができます。その内容を確認して、会社としてフォローすべき社員（従業員）がいないか判断し、適任者からフォロー面談を行うようにしましょう。
また、毎月１回定期的に部下全員と1on1ミーティングを行う時に利用していただくのも効果的だと思います。
1on1ミーティング前に、部下のコンディションを把握
社員の仕事におけるコンディションは移ろいやすいものです。コンディション良好であるのか、それとも、何かしら上手くいかないことがあり悩みを抱えているかで、1on1ミーティングでどのような話をすべきかも変わってきます。
1on1支援ページでは、社員の直近のコンディションだけでなく、最近6ヶ月のコンディションの変遷も把握できるので、本人が今どういう状況にあるかを理解した上で、個人面談を行うようにしましょう。
部下のコミュニケーションタイプから、誉めポイントを考えておく
人間は誰しも承認欲求があり、褒められることを嫌う人はほとんどいません。ほぼ全ての人が、褒められると嬉しく感じ、やる気も引き出されます。
そのため、1on1ミーティングでは、仕事に関する悩みなどを聞くだけでなく、本人の良いところや仕事の結果を積極的に褒め、部下がより前向きにモチベーション高く仕事を取り組める状態に導くことが大切です。
部下を「褒める」上では、部下のコミュニケーションタイプを把握しておくことが大切です。なぜなら、このコミュニケーションタイプによって、どういう褒め方がより効果的なのかが変わってくるからです。気持ちを込めずに表面的な褒めでは効果がないので、部下のコミュニケーションタイプに応じてどのような褒め方をすれば良いかを事前に理解しておき、予め褒めポイントを考えておきましょう。部下のコミュニケーションタイプを理解した上で接すると、部下の笑顔が増えたり、前向きに仕事を進めるようになったりと、ポジティブな変化が生まれやすいので、おすすめです。
面談記録を確認し、状況変化を毎月把握
各マネージャーが面談記録の登録を行うと、「面談記録一覧」画面では、登録されている面談内容が日付が新しい順に並びます。
・ログインユーザーが閲覧可能な部署に所属する部員の面談情報が表示されます ・ログインユーザー以外の人が入力した面談記録であっても、対象者の所属部署が閲覧可能部署となっていれば、表示されます。
この機能により、上司の上司、経営陣、人事部マネージャーなど複数の管理職が、特定の社員の状況や変化をフォローすることができます。気になる社員（従業員）のコンディション把握、及び、状況の改善につながっているかを適宜把握しましょう。
面談記録の経緯を踏まえた面談を継続的に実施
退職リスクが「高」や「中」の社員の会社を辞めようかなと思っている気持ちや、低いモチベーションが、１〜２ヶ月で急に好転することは稀です。状況が変化するのに数ヶ月かかることはよくあることですので、過去の面談内容や本人との合意事項などの経緯を踏まえて、継続的な1on1ミーティングやフォローを実施することが望ましいです。
1on1支援ページでは、本人との過去の面談記録を全て閲覧することができますので、前回や前々回の面談で本人と対話した内容や本人の希望などを再確認した上で、次の面談に望むことで、本人の意向を踏まえたやりとりができるようになると思います。
面談実施の効果を確認
1on1支援ページでは、対象従業員の面談実施時期と退職リスクの変遷を確認できます。
面談実施後、数ヶ月以内に退職リスクが下がってくれば、本人へのフォローに効果があったと判断していいでしょう。逆に面談実施後、退職リスクが下がらなかったり、上がったりということであれば、本人へのフォローが効果的でない可能性があるので、アプローチ方法の再検討が必要かもしれません。
1on1支援機能の活用の仕方の説明は以上です。
社員（従業員）と誠実に向き合い、コミュニケーションを増やすことが、状況の改善につながることが多いかと思います。是非、本機能を有効に活用いただけたらと思います。